Guide d'intégration Zoom

L'intégration Zoom dans TutorPlanner permet aux administrateurs de :

• Créer automatiquement des réunions Zoom lors de la planification d'entrevues avec des candidats tuteurs
• Générer des liens de réunion uniques qui sont partagés avec les candidats par courriel
• Gérer le cycle de vie des réunions — les réunions sont automatiquement supprimées lorsque des entrevues sont annulées ou reportées
• Planifier des rencontres d'intégration pour les tuteurs nouvellement embauchés via la visioconférence Zoom

Prérequis

• Un compte Zoom actif (gratuit ou payant)
• Un compte administrateur sur TutorPlanner
• La permission d'autoriser des applications tierces sur votre compte Zoom

Étapes de connexion

1. Connectez-vous à TutorPlanner avec vos identifiants administrateur.
2. Naviguez vers Mon profil en cliquant sur votre avatar dans le coin supérieur droit du tableau de bord.
3. Sélectionnez l'onglet « Intégration » dans les paramètres de votre profil.
4. Dans la section Zoom, cliquez sur le bouton « Connecter Zoom ».
5. Vous serez redirigé vers la page d'autorisation de Zoom. Connectez-vous à votre compte Zoom si demandé, puis examinez les permissions demandées par TutorPlanner.
6. Cliquez sur « Autoriser » pour permettre à TutorPlanner de créer et gérer des réunions en votre nom.
7. Vous serez automatiquement redirigé vers TutorPlanner. Une notification de succès confirmera que votre compte Zoom est maintenant connecté.

Création automatique de réunions

Une fois votre compte Zoom connecté, les réunions sont créées automatiquement dans les scénarios suivants :

• Planification d'entrevues : Lorsqu'un candidat réserve un créneau d'entrevue, TutorPlanner crée automatiquement une réunion Zoom et inclut le lien de réunion dans le courriel de confirmation envoyé au candidat.
• Rencontres d'intégration : Lorsqu'un tuteur nouvellement embauché est planifié pour une session d'intégration en ligne, un lien de réunion Zoom est généré et partagé automatiquement.

Paramètres des réunions

Toutes les réunions Zoom créées par TutorPlanner sont configurées avec les paramètres suivants :

• Salle d'attente : activée — les participants doivent être admis par l'hôte
• Rejoindre avant l'hôte : désactivé — les participants ne peuvent pas rejoindre tant que l'hôte n'a pas démarré la réunion
• Enregistrement : aucun — l'enregistrement automatique est désactivé par défaut
• Fuseau horaire : correspond au fuseau horaire configuré de votre organisation (par défaut : heure de l'Est)

Rejoindre une réunion

• Administrateurs : Cliquez sur le bouton « Rejoindre la rencontre Zoom » directement depuis les détails de l'entrevue dans TutorPlanner.
• Candidats et tuteurs : Utilisez le lien de réunion Zoom fourni dans le courriel d'invitation ou visible sur leur page de portail.

Annulation et report

Lorsqu'une entrevue est annulée ou reportée dans TutorPlanner, la réunion Zoom associée est automatiquement supprimée ou mise à jour. Aucune action manuelle n'est requise sur Zoom.

Pour vérifier l'état de votre intégration Zoom :

1. Accédez à Mon profil > onglet Intégration.
2. Si connecté, vous verrez un badge vert « Actif » à côté de la section Zoom, ainsi que l'adresse courriel du compte Zoom connecté et la date de connexion.
3. Si non connecté, vous verrez le bouton « Connecter Zoom » à la place.

Vous pouvez déconnecter votre compte Zoom de TutorPlanner à tout moment :

1. Naviguez vers Mon profil > onglet Intégration.
2. Dans la section Zoom, cliquez sur le bouton « Déconnecter ».
3. Confirmez la déconnexion lorsque demandé. Vos identifiants Zoom seront immédiatement supprimés de TutorPlanner.

Que se passe-t-il après la déconnexion ?

• Les réunions existantes qui ont déjà été créées sur Zoom resteront actives jusqu'à ce qu'elles soient supprimées manuellement depuis votre compte Zoom.
• Les nouvelles entrevues planifiées après la déconnexion n'auront pas de lien de réunion Zoom généré automatiquement. Vous devrez créer les liens manuellement ou reconnecter Zoom.
• Aucune donnée n'est conservée : vos jetons d'accès Zoom sont définitivement supprimés de TutorPlanner lors de la déconnexion.

Révoquer l'accès depuis Zoom

En plus de vous déconnecter depuis TutorPlanner, vous pouvez également révoquer l'accès directement depuis votre compte Zoom :

1. Connectez-vous à marketplace.zoom.us.
2. Accédez à Gérer > Applications installées.
3. Trouvez « TutorPlanner » dans la liste et cliquez sur « Désinstaller ».

TutorPlanner prend votre vie privée au sérieux. Voici comment nous gérons les données liées à Zoom :

• Données collectées : identifiant utilisateur Zoom, adresse courriel, jetons OAuth (accès et rafraîchissement)
• Utilisation des données : exclusivement pour créer, lire et supprimer des réunions en votre nom
• Stockage des données : chiffrées au repos dans notre base de données hébergée au Canada
• Conservation des données : les jetons sont supprimés immédiatement lors de la déconnexion
• Aucun accès aux enregistrements : TutorPlanner n'accède pas et ne stocke aucun enregistrement de réunion
• Aucun accès aux contacts : TutorPlanner n'accède pas à vos contacts Zoom ou à votre historique de chat

Pour plus d'informations, veuillez consulter notre Politique de confidentialité.

La connexion échoue ou expire

Si le processus d'autorisation OAuth échoue, essayez les solutions suivantes :

• Videz le cache et les cookies de votre navigateur, puis réessayez la connexion.
• Assurez-vous que les pop-ups ne sont pas bloqués pour zoom.us.
• Si vous voyez une erreur « Accès refusé », assurez-vous d'avoir cliqué sur « Autoriser » sur la page d'autorisation Zoom.
• Vérifiez que votre compte Zoom est actif et en règle.

Les liens de réunion ne sont pas générés

• Vérifiez que votre connexion Zoom est active dans Mon profil > Intégration.
• Si la connexion apparaît comme active mais que les réunions ne sont pas créées, essayez de déconnecter puis de reconnecter votre compte Zoom.
• Contactez votre administrateur TutorPlanner si le problème persiste.

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